RDÉ DIGITAL, SANTO DOMINGO.- El Archivo General de la Nación (AGN) anunció la implementación del Sistema Nacional de Archivo de Documentación Electrónica, un proyecto que busca transformar la gestión de la información en el Estado, garantizando la preservación de la memoria histórica y facilitando el acceso organizado y eficiente a los documentos.
El director del AGN, el historiador Roberto Cassá, destacó que la digitalización de archivos es una necesidad global en un mundo donde la información se genera mayoritariamente en formato digital. “Este es un paso inevitable, ya que el mundo avanza hacia la digitalización total. Cada vez se producen más documentos electrónicos y menos en papel. “Desde hace años nos hemos propuesto pasar a una etapa superior de la archivística”, señaló Cassá.
Un sistema eficiente y accesible
Durante su participación en el Diálogo Libre, el funcionario resaltó que los documentos electrónicos ocupan menos espacio y permiten un flujo de información más rápido. “Este sistema integrará documentos de diversas entidades públicas, creando una red nacional que centralizará la información”, explicó.
Primera fase: evaluación y catalogación
En la fase inicial, el software analizará y clasificará los documentos existentes para su posterior centralización en un sistema de almacenamiento digital. Este proceso permitirá optimizar los espacios físicos y mejorar la organización documental.
La implementación del sistema será gradual y contará con el respaldo de un servidor donado por las Naciones Unidas. Cassá destacó que algunas instituciones, como el Banco Central, ya operan con tecnologías similares, pero el AGN se encuentra en una fase crucial de transición hacia la modernización.
“Tomará algunos años para que el país logre una gestión archivística acorde con la modernidad, pero estamos avanzando en esa dirección”, afirmó.
Reducción del uso del papel
Cassá reconoció que el volumen de documentos en papel seguirá creciendo durante algunos años, aunque eventualmente comenzará a disminuir. “Esto reducirá el problema del espacio, pero traerá nuevos desafíos”, advirtió.
En ese sentido, enfatizó la importancia de consolidar un sistema electrónico que facilite el acceso a la información y garantice la preservación eficiente y segura de los archivos históricos y administrativos.
Un futuro interconectado
El proyecto no solo beneficiará a las instituciones gubernamentales, sino también a los ciudadanos, quienes podrán acceder a la información de manera más ágil. Además, permitirá la integración de los archivos en una red nacional, donde cada entidad decidirá qué documentos compartir y cuáles mantener privados.
“Ya no será necesario buscar en enormes pilas de papeles. “En el futuro, el AGN planea integrar los archivos de otras entidades públicas para un acceso más eficiente y seguro”, aseguró Cassá.
Desafíos tecnológicos y organizativos
A pesar de las ventajas del sistema, su implementación presenta retos, como la necesidad de fortalecer la seguridad ante posibles ciberataques. No obstante, el director del AGN aclaró que la entidad no maneja información sensible que pueda ser objetivo de ciberdelincuentes, minimizando así los riesgos de hackeos.
Además, la transición a la gestión electrónica requiere tecnología avanzada y personal capacitado. También será fundamental garantizar la eliminación segura de los documentos innecesarios para evitar acumulaciones innecesarias.
Diferencias entre documentos digitales y electrónicos
Cassá explicó que la gestión de documentos electrónicos es más compleja que la de documentos digitalizados. “El manejo de documentos electrónicos implica velocidad, transmisión y variedad de datos, lo que requiere programas especializados distintos a los utilizados para documentos escaneados”, aclaró.
Finalmente, el director del AGN reiteró que la entidad está lista para avanzar en este proceso, gracias a la colaboración con empresas extranjeras y el uso de tecnología de vanguardia. “Este servidor especial representa un avance clave en nuestro desarrollo”, concluyó.
